Caestra Consulting

Was sich wie ein konstruierter Fall aus einem Management-Kinderbuch anhört, ist ein wahrer Fall aus unserem Beratungsalltag und steht exemplarisch für Missverständnisse und Irrtümer zum Thema Projekte, die so oder so ähnlich in jeder Firma anzutreffen sind und uns tagtäglich begegnen.

Irrtum Nummer 1: Die beste Fachfrau/Der beste Fachmann sollte ein Projekt leiten.

Die Hauptaufgabe eines Projektleiters liegt darin, das Zusammenspiel aller Projektbeteiligten so optimal zu organisieren, dass die gewünschten Ergebnisse im gesetzten Zeitrahmen und Budget erreicht werden können. Er kümmert sich um die Steuerung der Projektorganisation, Planung, Ausführung und nicht um die Erstellung des gewünschten Projektoutputs – das ist Sache der Projektexperten im Zusammenspiel mit den weiteren Projektgremien, je nach gewählter Methode. Ein erfahrener Projektexperte kann dies in verschiedenen Branchen und Projektkontexten tun – Ihre Fachexpertin oder Fachexperte vielleicht nicht.

Irrtum Nummer 2: Projekte brauchen keine klaren Ziele, darum nennen wir es ja Projekt.

Ohne eine klare Aufgabenbeschreibung ist die Wahrscheinlichkeit, dass „irgendetwas“ geliefert wird – wie im Beispiel – sehr hoch. Auch wenn die Transportperformance ausgangsseitig gesteigert werden konnte, so was sie doch nicht ursächlich für die Lieferprobleme. Wir kennen keine Projektmethode, die nicht zumindest Wert auf sogenannte Mindestabnahmestandards legen würde. Solche Standards können nur mit einer klaren Zielvorgabe formuliert werden, die im Idealfall messbar oder zumindest einschätzbar ist. Eine Festlegung auf Minderung der Kundenbeschwerden wäre hier der richtige Ansatz gewesen.

Irrtum Nummer 3: Power Point und gute Ideen – mehr braucht ein Projekt nicht.

Im vorliegende Fall war die eigentliche Lösung des Problems tatsächlich durch eine simple und kostengünstige Harmonisierung von Produktionsplanung und Beschaffung zu erreichen. Dennoch benötigt ein Projekt neben den offensichtlichen Ressourcen Geld, Projektausstattung und Werkzeuge auch das entsprechende Personal, Fachwissen und zeitliche Kapazitäten.
Der Logistikerin fehlte sowohl die Ressource Zeit, was zu einer individuellen Überforderung durch die Doppelbelastung Tagesgeschäft/Projektarbeit führte, als auch eine der wichtigsten Ressourcen in einem Projektumfeld überhaupt: Zugang zu Informationen!
Hätten ihr alle notwendigen Informationen der kompletten Supply Chain zur Verfügung gestanden, wäre die eigentliche Ursache der Lieferprobleme frühzeitig erkannt und behoben worden. Ausgeprägtes Lagerdenken und fehlende Ermächtigung / Autorität verhinderten dies, was uns zu drei weiteren wichtigen und nicht zu vernachlässigenden Projektressourcen führt.
(1) Das Commitment der Führungsebene, (2) die klare Kommunikation des Projektes und (3) Konsens des mittleren Managements.

Ein Projekt hat immer eine Entwicklung im Geschäftsbetrieb zum Ziel. Sei es die Optimierung vorhandener Geschäftsfelder oder die Erarbeitung neuer Geschäftskomponenten. Projekte haben also in der Regel eine übergeordnete Bedeutung für das jeweilige Unternehmen.
Ohne eine Verständnis für grundlegende Projektmethoden und Projektorganisationen, arbeitet die Erfolgsstatistik von Anfang an gegen Sie. Vermeiden Sie daher die Irrtümer Nummer 4 und 5.

Irrtum Nummer 4: Projektberater sind teure Luxusressourcen.

Ja, erfahrene Berater können Kosten verursachen, aber sie können auch einen erheblichen Mehrwert bieten. Sie helfen dabei, Projekte schneller und effizienter abzuschließen, Risiken zu minimieren und den Return on Investment zu maximieren. Die Kosten der Projektberatung im vorliegenden Fall waren unerheblich im Vergleich zu verlorener Kundereputation und entgangener Aufträge über einen Zeitraum von über einem Jahr. Kalkulieren Sie mit spitzem Bleistift, aber beziehen Sie alle Variablen in Ihre Kalkulation mit ein. Es gibt kaum seriöse Studien zu den Gesamtkosten nicht erfolgreich abgeschlossener Projekte in der deutschen Wirtschaft, aber der gesunde Menschenverstand lässt erahnen, welches Einsparpotential bei korrekter Projektdurchführung realisierbar sein dürfte.

Irrtum Nummer 5: Projektberatung ist nur für große Unternehmen relevant.

Die Herausforderungen von kleinen Unternehmen sind identisch mit den Herausforderungen großer Unternehmen. Sie unterscheiden sich häufig nur durch Umfang und Anzahl der notwendigen Projekte, mit dem Unterschied, dass große Unternehmen naturgemäß eher über eine professionelle Projektinfrastruktur verfügen und Projektexpertise somit leichter verfügbar ist. Umso wichtiger ist es für KMUs durch externe Beratung eine erfolgreiche und effiziente Projektdurchführung zu sichern, zumal die Beratungsleistungen für diese Unternehmen mit bis zu 80% der Beratungskosten staatlich gefördert werden können.

Erfahrene Projektmanager, klare Ziele, ausreichende Ressourcen und die Möglichkeit zur Nutzung von Projektberatung sind entscheidende Faktoren für Ihren Projekterfolg.
Unternehmen sollten sorgfältig darüber nachdenken, wie sie ihre Projektmanagementpraktiken verbessern können, um Risiken zu minimieren und den Erfolg ihrer Projekte sicherzustellen. Sie sollten scharf kalkulieren, ob die Investition in professionelle Projektberatung nicht auch für Sie ein kostenmindernder statt kostentreibender Faktor sein kann.

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gerne bereit, Sie auf dem Weg zu effizienterem und erfolgreicherem Projektmanagement zu begleiten.